A Planilha Gestão Documental de Terceirizados trata-se de uma ferramenta para gerenciar todas as empresas subcontratadas para prestação de serviços ou, ainda, gerenciar as documentações da sua própria empresa.
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A presente planilha foi elaborada com base nas Normas Certificadoras:
- ISO 9001:2015: Gestão da Qualidade;
- ISO 14001:2015: Gestão Ambiental;
- ISO 39001:2015: Gestão de Segurança Viária;
- ISO 45001:2018: Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.
Vale informar que tal planilha passou pelo processo de certificação destas normas e obteve resultado satisfatório, tendo sido destacada como ponto forte da Auditoria de Certificação.
Nela, é possível avaliar o atendimento de legislações trabalhistas e ambientais a partir das informações de preenchimento. A planilha busca evidenciar tanto a disposição, quanto a avaliação das documentações por ela solicitadas.
As documentações avaliadas pela planilha são, mas não são restritas a:
- PPRA;
- PCMSO;
- LTCAT;
- PCMAT;
- ASO;
- Ficha de Registro;
- Carteira de Trabalho;
- Ordem de Serviço;
- Cursos e Treinamentos Complementares;
- Licenças Ambientais;
- Outorgas de Captação de Água;
- Gerenciamento e disposição de resíduos;
- Alvará de Funcionamento;
- AVCB;
- Monitoramento de Fumaça Preta;
- Gestão Ambiental de Obras, entre outros.
Após o preenchimento de todas as abas e informações, a planilha realizará todo o cálculo com base nas opções selecionadas e emitirá, na coluna 'Status', a situação a respeito da empresa cadastrada. Assim, a planilha irá informar, de forma automática, se a empresa apresenta ou não restrições - com base nas documentações informadas.
Por fim, a planilha emite um relatório (já formatado para impressões em A4) com a consolidação de todas as informações. Esse relatório é importante como mecanismo de avaliação a respeito da empresa cadastrada.
Ah!
Todos os campos a serem preenchidos são pré-selecionáveis, o que reduz a chance de erros ou inserção de dados não pretendidos! ;)
Realize a gestão documental e de atendimento às legislações pertinentes por meio desta planilha!
Gestão Documental
A planilha emitirá um alerta na cor AMARELA sempre que um documento estiver há 30 dias do vencimento.
Após o vencimento, a planilha emitirá um alerta na cor VERMELHA.
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Os alertas são ferramentas utilizadas para que a planilha informe ao seu usuário sobre a validade de documentos, oferecendo a possibilidade da empresa realizar a gestão documental de seus funcionários e de empresas subcontratadas.
Gestão de Funcionários
A planilha permite que seja cadastrado diversos funcionários.
Quando do cadastramento destes funcionários, haverá a necessidade de preencher os campos solicitados. Com base neste preenchimento, a planilha avaliará a pertinência do mesmo bem como a situação dele e, após realizar esta avaliação, emitirá o resultado podendo ser:
'Apresenta Restrições': Quando o funcionário (ou empresa) estiver com algum documento faltando ou vencido;
'Não Apresenta Restrições': Atestado de que o preenchimento aconteceu de maneira correta e não há documentos vencidos.
Relatório Gerencial
Após a realização de todo o preenchimento da planilha, é possível emitir um relatório consolidado com todas as informações inseridas na planilha de forma resumida.
O relatório gerencial é importante pois poderá ser utilizado para avaliar as empresas e funcionários, bem como verificar o atendimento aos parâmetros apresentados pela planilha.
Gestão Ambiental
A planilha conta com um robusto parâmetro de avaliação para a Gestão Ambiental.
Após mapeado as atividades pertinentes, o usuário realizará o preenchimento de cada parâmetro do Controle Ambiental, fornecendo as informações necessárias para uma gestão ambiental competente e eficaz.